Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.
I. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach
§ 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit
§ 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Trier-Saarburg und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).
Gesetzlich werden folgende Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, die eine formgebundene Kommunikation ermöglichen, § 3a Elektronische Kommunikation, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG):
Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einemPseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden
- durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
- bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes;
- bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt.
Unsere Verwaltung unterstützt folgende Wege dieser rechtlich zugelassenen Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation:
a ) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS), Details beschreiben wir unter: II. 3. a)
b) Mithilfe von Web-Anwendungen in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises, Details finden Sie unter: II. 3. b)
- Allgemeine Hinweise
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Kreisverwaltung Trier-Saarburg davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriftendem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Kreisverwaltung Trier-Saarburg an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie dieKommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Kreisverwaltung Trier-Saarburg keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Kreisverwaltung Trier-Saarburg nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
2. Unterstützte Dateiformate
Die folgenden Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation werden von der Kreisverwaltung Trier-Saarburg unterstützt:
.jpeg, .jpg, .pdf
Sofern Bürgerinnen und Bürger Dateiformate verwenden, die von der Kreisverwaltung Trier-Saarburg nicht unterstützt werden, sind diesbezüglich dennoch ergangene Eingangsbestätigungen, die durch die Virtuelle Poststelle (VPS) versendet werden, unzutreffend und daher als gegenstandslos zu betrachten.
Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.
Bei Fragen zu den Verschlüsselungszertifikaten der VPS wenden Sie sich bitte an helpdesk [at] ldi [dot] rlp [dot] de.
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 30 Megabyte inklusive der Dateianhänge nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails)
werden ebenfalls nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung Trier-Saarburg keine weitere Mitteilung.
II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Behörde
- Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher einfach per E-Mail an kv [at] trier-saarburg [dot] de geschickt werden.
Weiterhin können natürlich an alle auf unserer Internetseite www.trier-saarburg.de
angebotenen oder auf dem Briefkopf der Kreisverwaltung Trier-Saarburg ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten/Mitteilungen gesendet werden.
2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Kreisverwaltung Trier-Saarburg erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos bei der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren (https://nutzerkonto.service.rlp.de) und Nachrichten über die VPS versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.
Sie können sich mit oder ohne eID im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren. Folgen Sie dazu bitte den jeweiligen Anweisungen unter https://nutzerkonto.service.rlp.de. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.
Eine entsprechende Registrierungsanleitung finden Sie unter https://ldi.rlp.de/de/service/downloads/frei-zugaenglicher-bereich/nutzerkonto-rheinland-pfalz/.
Eine Versendung von Nachrichten an die Kreisverwaltung Trier-Saarburg als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Kreisverwaltung Trier-Saarburg anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.
Die Virtuelle Poststelle regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein. Die Kernelemente der Virtuellen Poststelle sind der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden.
Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
kv-trier-saarburg [at] poststelle [dot] rlp [dot] de
Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter: https://ldi.rlp.de/de/kompetenzen/anwendungen/rlp-middleware/ sowie in den Nutzungsbedingungen zum Nutzerkonto, die Sie unter https://nutzerkonto.service.rlp.de/public/start.html?oe=00.00#Nutzungsbedingungen
aufrufen können.
3. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
Die elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Trier-Saarburg erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden, soweit Sonderregelungen dies nicht ausschließen (z.B. durch Formulierungen wie „die elektronische Form ist ausgeschlossen“ oder „§ 3a VwVfG findet keine Anwendung“).
Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Kreisverwaltung Trier-Saarburg übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen – beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen – (z. B. Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge).
Zugelassene Verfahren, die die Schriftform in der Kreisverwaltung Trier-Saarburg ersetzen, sind:
a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)[1]
In Deutschland erfüllen weiterhin qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO).
Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen diese Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.
Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseite der Bundesnetzagentur veröffentlicht: www.elektronische-Vertrauensdienste.de
Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie im Rahmen der formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation an die Kreisverwaltung Trier-Saarburg senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
kv-trier-saarburg [at] poststelle [dot] rlp [dot] de
Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung die VPS künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittelseiner qeS mit der Kreisverwaltung Trier-Saarburg und anderen Kommunal- undLandesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Denn über die VPS können Sie ebenfalls Dokumente und Mitteilungen, die miteiner qeS versehen sind, direkt aus der VPS heraus an die Kreisverwaltung Trier-Saarburg senden. Dazu benötigen Sie ein gültiges Signaturzertifikat auf einersicheren Signaturerstellungseinheit (umgangssprachlich die sog. Signaturkarte)eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters.
Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter den in Gliederungspunkt II. 2 genanntenQuellen.
b) Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises
Eine unmittelbare Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, ersetzt die Schriftform, § 3a Abs. 2 Nr. 1 VwVfG. Bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze muss dafür zusätzlich ein sicherer Identitätsnachweis (eID-Funktion des neuen Personalausweises) nach § 18 des Personalausweisgesetzes, nach § 12 des eIDKarte-Gesetzes oder nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen, § 3a Abs. 2 Satz 5 VwVfG.
Erklärung: Die elektronische Erklärung erfolgt in der von der Behörde zur Verfügung gestellten Maske (Formular). Die elektronische Anwendung fungiert wie ein Formular, das aus der Ferne ausgefüllt wird. Die Behörde kann durch die technische Ausgestaltung der zur Verfügung gestellten Anwendung und die eröffneten Auswahl- oder Ausfüllfelder selbst steuern, welche Erklärungen abgegeben werden können und Manipulationen ausschließen. Wird ein Formular nicht durch ein von der Behörde bereitgestelltes Eingabegerät ausgefüllt, sondern über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt, muss zusätzlich ein Identitätsnachweis erfolgen. Dies geschieht durch die bei der Ausgabe des Personalausweises bzw. bei Aufenthaltstiteln aktivierte Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion). Die von uns bereitgestellten Web-Anwendungen finden Sie unter der URL: https://trier-saarburg.de/ihr-anliegen/onlinedienste/
III. Ansprechpartner:in
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Trier-Saarburg, so stehen Ihnen unsere Mitarbeitenden für Digitalisierung und E-Government unter der Rufnummer (0651) 715-16674 oder per E-Mail digitalisierung [at] trier-saarburg [dot] de zur Verfügung.
IV. Rechtliche Hinweise
Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung Trier-Saarburg sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
[1] Rechtsgrundlage ist hierfür § 3a Abs. 2 VwVfG i. V. m. § 17 Vertrauensdienstegesetz (VDG). Das VDG ist das eIDAS-Durchführungsgesetz. Informationen zur eIDAS Verordnung (EU) Nr. 910/2014 finden Sie hier:
https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Oeffentliche-Verwaltung/eIDAS-Verordnung/eidas-verordnung_node.html
Mit Einführung der eIDAS-Verordnung wurde die Signaturrichtlinie aufgehoben; das Signaturgesetz (SigG) wurde durch das VDG abgelöst, das am 29.07.2017 in Kraft getreten ist. Auch die Signaturverordnung trat zum 29.07.2017 außer Kraft.
